Quản lý điều hành

Chương trình Mầm non Denver đang tìm kiếm một Quản lý điều hành để giúp duy trì hoạt động của văn phòng và các hoạt động của chúng tôi diễn ra suôn sẻ. Vai trò này bao gồm quản lý ngân sách, dữ liệu, quản trị văn phòng và hỗ trợ công nghệ để đảm bảo nhóm của chúng tôi có thể tập trung vào việc mở rộng quyền tiếp cận trường mầm non tại Denver.

Chúng tôi đang tìm kiếm một người có tổ chức, am hiểu công nghệ và giỏi giải quyết vấn đề. Nếu bạn có kỹ năng vận hành mạnh mẽ và thích làm cho hệ thống hoạt động hiệu quả, chúng tôi rất mong được nghe từ bạn. Để nộp đơn, hãy gửi email cho Matt Jordan (matt@dpp.org), CFO/COO một lá thư xin việc nêu chi tiết sự quan tâm đến vai trò này và kinh nghiệm có liên quan, và một bản lý lịch có ba người tham khảo chuyên môn. Vui lòng sử dụng “Operations Manager” trong dòng chủ đề của email.

Mục đích vị trí 
Giám sát hoạt động hàng ngày, tối ưu hóa quy trình, quản lý tài nguyên, đảm bảo kiểm soát chất lượng cũng như phát triển chiến lược và lãnh đạo nhóm để đạt được mục tiêu của tổ chức.

Yêu cầu vị trí
Do tính chất của vị trí này và vai trò của nó trong việc hỗ trợ không gian văn phòng vật lý của DPP, vị trí này là trực tiếp và tại chỗ. Vị trí này cũng có thể yêu cầu nâng nhẹ 10-15 pound đồ dùng văn phòng, tài liệu truyền thông hoặc các hộp khác liên quan đến vai trò quản lý văn phòng.

Nhiệm vụ công việc

Quản lý dự án (70%)
Lãnh đạo và quản lý các nhóm, lịch trình và kết quả trong các lĩnh vực sau:
 Kế toán và lập ngân sách
 Phân tích dữ liệu
 Sức khỏe và an toàn
 Nguồn nhân lực
 Chính sách và thủ tục
 Lập kế hoạch chiến lược

Hỗ trợ hoạt động và công nghệ (20%)
 Cập nhật các cơ sở dữ liệu DPP quan trọng như danh sách liên hệ của nhà cung cấp và bên liên quan bên ngoài
 Mua và quản lý hàng tồn kho văn phòng phẩm nói chung và đồ ăn nhẹ trong bếp
 Đảm bảo môi trường văn phòng được tổ chức và trông chuyên nghiệp
 Hoạt động như một đầu mối liên lạc chính với người quản lý bất động sản; đưa ra các khuyến nghị liên quan đến việc thay đổi phân bổ hoặc sử dụng không gian, lên lịch sửa chữa và giải quyết cũng như quản lý tất cả các vấn đề và dự án bảo trì
 Hoạt động như điểm liên lạc đầu tiên cho tất cả các nhà cung cấp văn phòng và hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì thiết bị văn phòng bao gồm máy tính, giấy phép, phần mềm và vật tư cần thiết, cung cấp hỗ trợ khi cần thiết
 Quản lý hiệu suất của hệ thống an ninh, máy photocopy, điện thoại, internet, TV, v.v.
 Cung cấp hỗ trợ máy tính cho nhân viên DPP, lên lịch cho các chuyên gia tư vấn CNTT khi cần thiết

Quản lý phòng cộng đồng Michael B. Hancock (10%)
 Duy trì lịch trình phòng hội nghị; quản lý trang web đặt phòng; cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho các cuộc họp phòng hội nghị bao gồm các cuộc gọi hội nghị, hệ thống chiếu phim và bất kỳ nhu cầu CNTT nào
 Phối hợp hỗ trợ khách và điều phối bất kỳ cuộc họp định hướng nào cần thiết cho các cuộc họp sau giờ làm việc
 Giám sát việc bảo trì Phòng cộng đồng, đảm bảo quầy cà phê được cung cấp đầy đủ và mọi thiết bị CNTT đều hoạt động bình thường

Năng lực
 Người giao tiếp – kỹ năng viết và nói tuyệt vời; trí tuệ cảm xúc cao; khả năng đọc soát lỗi chính tả và ngữ pháp tuyệt vời
 Lập kế hoạch và tổ chức – kỹ năng tổ chức mạnh mẽ và khả năng ưu tiên thời gian hiệu quả, xử lý nhiều nhiệm vụ và dự án để đáp ứng thời hạn đúng hạn; kỹ năng tổ chức vượt trội và khả năng quản lý dự án
 Người giải quyết vấn đề – giải quyết các thách thức một cách kịp thời; thu thập và phân tích thông tin một cách khéo léo để đưa ra quyết định sáng suốt, hợp lý
 Am hiểu công nghệ – kinh nghiệm nâng cao về Word, Excel, PowerPoint, bảng tính và phát triển báo cáo; quen thuộc với thiết bị gọi hội nghị và máy chiếu cho các cuộc họp
 Chú ý đến chi tiết – thể hiện sự chính xác, kỹ lưỡng và chú ý đến chi tiết
 Có khả năng thích nghi – thích nghi với những thay đổi trong môi trường làm việc; quản lý các nhu cầu cạnh tranh và có khả năng xử lý tích cực với những thay đổi thường xuyên, sự chậm trễ hoặc các sự kiện bất ngờ
 Đáng tin cậy – nhất quán trong công việc; tuân theo hướng dẫn; phản hồi theo chỉ đạo của quản lý và yêu cầu phản hồi để cải thiện hiệu suất; đáng tin cậy với mức độ chính trực cao
 Thành viên nhóm độc lập – có khả năng tương tác thành thạo với nhiều người khác nhau; làm việc thoải mái và hiệu quả với ít sự giám sát; tự giác với thái độ tích cực và đạo đức nghề nghiệp mạnh mẽ
 Có thể làm việc vào buổi tối và cuối tuần cho các sự kiện hoặc cuộc họp nếu cần
 Ưu tiên ứng viên có bằng liên kết hoặc cử nhân về truyền thông, quản trị kinh doanh, quản lý phi lợi nhuận hoặc lĩnh vực liên quan

Các tuyên bố ở đây nhằm mục đích mô tả bản chất chung và mức độ công việc đang được thực hiện và không được hiểu là danh sách đầy đủ các trách nhiệm, nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết. Hơn nữa, chúng không thiết lập hợp đồng lao động và có thể thay đổi tùy theo quyết định của Công ty. Có thể thực hiện các điều chỉnh hợp lý để cho phép những người khuyết tật thực hiện các chức năng thiết yếu.

Vị trí: Hình thức làm việc kết hợp tại Denver, CO; bao gồm hai ngày làm việc tại văn phòng mỗi tuần.
Lịch trình: Vị trí toàn thời gian, miễn trừ (FTE). Mức lương tuyển dụng hàng năm: $60.000 – $70.000 (Bồi thường dựa trên kinh nghiệm).
Những lợi ích: Bảo hiểm sức khỏe, nha khoa và thị lực do người sử dụng lao động chi trả, hiện tại thông qua Anthem. Tùy chọn FSA. Kế hoạch hưu trí với sự đóng góp của người sử dụng lao động, chế độ nghỉ ốm/sức khỏe tâm thần và thời gian nghỉ có lương.

Cách thức nộp đơn: Vui lòng gửi email các tài liệu sau tới Matt Jordan, Giám đốc tài chính/Giám đốc điều hành (matt@dpp.org), với tiêu đề là “Giám đốc điều hành”.
 Thư xin việc nêu chi tiết sự quan tâm đến vai trò này và kinh nghiệm có liên quan
 Một bản sơ yếu lý lịch có ba người tham khảo chuyên môn

Chúng tôi sẽ tiếp nhận đơn đăng ký cho đến khi tuyển đủ người.